Pflichtangaben bei der Rechnung

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Als Unternehmer ist es sehr wichtig, ordnungsgemäße Rechnungen auszustellen. Zusätzlich zum Rechnungsbetrag mit Währung gibt es noch weitere Anforderungen an eine Rechnung:

Name und Anschrift

Ab einem Rechnungsbetrag von 250,01 Euro muss der vollständige Name und die vollständige Adresse beider Vertragspartner genannt werden. Bei Rechnungen unter diesem Betrag, sogenannten Kleinbetragsrechnungen, können Sie auf die Adresse des Leistungsempfängers verzichten.

Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer

Pflicht in jeder Rechnung ist es, die Steuernummer (mind. die 8-stellige Nummer ohne Länderschlüssel) oder die USt.-IdNr. anzugeben. Im Idealfall nennen Sie immer letztere und gleich am besten direkt auch die des Vertragspartners. Wenn Sie keine USt-ID haben, müssen Sie zwingend die Steuernummer angeben.

Ausstellungsdatum

Unabhängig von der Form Ihrer Rechnung ist das Ausstellungsdatum eine unverzichtbare Angabe.

Fortlaufende Rechnungsnummer

Ab einem Betrag von 250,01 Euro müssen Sie Ihren Rechnungen eine fortlaufende Rechnungsnummer zuweisen. Diese können Sie nach Ihren Wünschen frei ausbauen. Wichtig ist nur, dass die Rechnungsnummer eindeutig und fortlaufend ist. Kombinationen aus Ziffern und Buchstaben sind dabei auch zulässig. So können Sie Ihre Rechnungen klaren Kategorien zuweisen und behalten die Übersicht.

Beispiele:

• RE-2017-10-31-12345
• 31.10.2017.12345

Art und Menge der Lieferung/Art und Umfang der Lieferung

Die Gegenstände bzw. Leistungen, die erbracht wurden, sind genau zu bezeichnen. Dabei darf auf Sammelbezeichnungen zurückgegriffen werden (handelsübliche Bezeichnung: z.B. Tabakwaren, Büromöbel, etc.), Bezeichnungen allgemeiner Art, die die Gruppen verschiedenartiger Artikel umfassen, (z.B. Geschenkartikel) reichen nicht aus. Umso höher der Preis der Artikel/Dienstleistungen, desto genauer muss die Bezeichnung erfolgen. Bei Kleinbeträgen genügt auch eine Gattungsbezeichnung.

Liefer- bzw. Leistungszeitpunkt und Zahlungszeitpunkt

Hier ist die Angabe des Monats ausreichend. Sofern der genaue Leistungs- bzw. Liefertermin noch nicht feststeht, muss der voraussichtliche Termin angegeben werden. Wenn Rechnungs- und Lieferdatum identisch sind, können Sie folgenden Hinweis angeben: “Das Datum des Lieferscheines entspricht dem Leistungszeitpunkt”.

Steuerbetrag, Entgelt und Steuersatz

Entgelt, Steuerbetrag sowie Steuersatz müssen in der Rechnung einzeln aufgelistet bzw. aufgeschlüsselt werden. Bei Beträgen unter 250,00 Euro genügt die Angabe des Gesamtrechnungsbetrages und des Steuersatzes bzw. ggf. des Grundes der Steuerbefreiung.

Kleinunternehmer müssen auf §19 UStG verweisen, z. B. so: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Lieferungen in EU-Länder

Lieferungen in das EU-Ausland sind frei von Umsatzsteuer, sofern Gegenstände an Unternehmer und nicht an Privatpersonen geliefert werden. Damit Kunden davon profitieren können, muss der Unternehmer dem Finanzamt die USt.-IdNr. des Empfängers mitteilen.

• Wichtig: Je nach Umsatz muss der Unternehmer monatlich oder pro Quartal eine zusammenfassende Meldung über seine Warenlieferungen beim Bundeszentralamt für Steuern machen. Bei dieser werden alle Lieferungen aufgeschlüsselt nach Staat, Leistungsempfänger, Entgelt sowie USt.-IdNr. des Empfängers.

Lieferungen außerhalb der EU

Sollen Gegenstände an Drittländer verschickt werden, sind diese Lieferungen umsatzsteuerbefreit. Allerdings müssen Sie hier einen Zollbeleg nachweisen können. In der Rechnung selbst dürfen Sie keine Steuer ausweisen und zudem noch einen Hinweis über die Ausfuhr anbringen.

So lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden

Als Unternehmer müssen Sie alle Rechnungen, die Sie ausstellen, zehn Jahre lang aufbewahren. Handelt es sich jedoch um Werklieferungen oder Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück ggü. Privatpersonen, müssen Sie die Rechnung lediglich zwei Jahre aufbewahren.

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